Загальновідомо, що перепис населення – це наймасштабніше і найдорожче за усі здійснювані статистичні спостереження. Як вже зазначалося, успіх цього заходу залежить від багатьох чинників: ґрунтовної правової бази, продуманої методології, чіткого організаційного, достатнього матеріально-технічного і своєчасного фінансового забезпечення. Проте на поверхні трудомісткого процесу розв'язання цих проблем, так би мовити зовні, все одно залишаються два основних аспекти: характер настанови респондентів до опитування і ступінь задоволення різноманітних інформаційних потреб користувачів даних. Використання даних перепису населення, на думку багатьох фахівців, є найвідповідальнішім з переписних етапів, оскільки він, над усі попередні, впливає на підсумкову оцінку перепису і створює відповідний настрій у суспільстві щодо якості й довіри до його даних, значною мірою формує громадські настанови стосовно подальших переписів.
Якщо говорити про поширення переписних даних, то основне завдання перепису населення, як і будь-якого іншого статистичного спостереження, полягає в тім, щоб у якості остаточного статистичного продукту мати такі дані, які б задовольнили запити переважної більшості користувачів, в ідеалі – кожного з них. І оскільки перепис населення – достатньо дорогий захід, необхідно заздалегідь і точно визначити потребу в інформації, щоб одержати її з якнайменшими витратами. Виходячи з цього, конкретні наміри стосовно використання даних першого національного перепису населення закладалися ще на ранніх стадіях підготовчих робіт до нього, зокрема, через вибір ознак, які включалися у переписний лист. Формування програми перепису стало багатоступеневим процесом відбору та погодження не лише тематики за змістом запитальника, але й редакції окремих його позицій. Ця кропітка робота тривала майже три роки, у ній взяли участь близько 150 державних установ, наукових закладів та громадських організацій. Тільки стосовно запитань переписного листа про етнічне походження та мовні ознаки респондентів свою думку висловили понад 50 компетентних організацій. Результати цієї роботи, а також оцінка сприйняття респондентами програми під час пробного перепису населення були обговорені на спеціальній науково-практичній конференції, за підсумками якої перелік запитань переписного листа був остаточно узгоджений і рекомендований для використання у ході Всеукраїнського перепису населення 2001 року. На підставі визначеного переліку запитань програми перепису населення Держкомстатом було сформовано Програму розроблення матеріалів Всеукраїнського перепису населення 2001 року, яка являє собою певну систематизацію угрупувань та комбінацій ознак переписного листа, за якими узагальнюються первинні переписні дані і, по суті, є каталогом макетів регламентних статистичних таблиць, на підставі яких готуються офіційні друковані публікації та видання органів державної статистики за результатами перепису населення.
З цього приводу слід зауважити, що у тих країнах, де доступ до Інтернету обмежений і використання відповідних електронних засобів не досить розповсюджено, кількість друкованих видань з перепису населення залишається значною. Така ситуація якоюсь мірою характерна і для України. Крім того, існує також історична значущість паперових документів, якими є друковані видання переписів населення, а також об’єктивна необхідність дотримання при їх підготовці певної тематичної спадкоємності. Зважаючи на це, Календарним планом поширення даних Всеукраїнського перепису населення 2001 року передбачено випуск 14 друкованих тематичних переписних збірників у 17 томах.
Регламентні таблиці, передбачені Програмою розроблення матеріалів перепису, використовуються під час підготовки офіційних статистичних видань лише як базовий матеріал для більш змістовного подання інформації: з публікацією аналітичних таблиць, коментарів до них, з графічною інтерпретацію даних у вигляді графіків, діаграм, карт тощо. Інакше кажучи, готуються у такий спосіб, щоб історична цінність матеріалів першого національного перепису населення України дійсно мала відповідне їх значенню оформлення.
Програма розроблення матеріалів перепису населення у процесі поширення його результатів має надзвичайно велике значення, оскільки згідно із статтею 17 закону України “Про Всеукраїнський перепис населення ” саме відповідно до неї органи державної статистики повинні забезпечувати користувачів даними “на паперових, магнітних та інших носіях інформації або в електронному вигляді”. У зв’язку з цим слід зазначити, що практичний досвід останніх років, упродовж яких здійснюється поширення даних Всеукраїнського перепису населення 2001 року, свідчить про те, що для України стає притаманною загальна тенденція, яка спостерігається в розвинених країнах світу, коли все більше користувачів віддають перевагу не офіційним друкованим статистичним виданням, а сучасним інформаційним технологіям поширення даних. Це цілком зрозуміло, з огляду на те, що, по-перше, друковані видання потребують більше часу на їх підготовку і тому не можуть бути достатньо оперативним джерелом інформації, по-друге, вони, як правило, не містять багато інформації по малих територіях, що теж не зовсім задовольняє користувачів даних, до того ж вони є дорожчими за магнітні або електронні статистичні продукти. Отже, характерною особливістю поширення даних останнього перепису населення стало те, що органи статистики отримують багато запитів користувачів стосовно надання їм електронною поштою, на дискетах та СD інформації, не узагальненої у статистичних збірниках, а безпосередньо у вигляді таблиць Програми розроблення його матеріалів.
Програмою передбачено розроблення переписних даних за 8 розділами:
При цьому дані регламентних таблиць перепису подаються у розрізі адміністративно-територіальних одиниць (більшість даних – до рівня сільських населених пунктів з кількістю населення 3000 і більше) і за певними категоріями (постійне і наявне, зайняте населення, населення у працездатному віці, населення у віці старшому за працездатний, населення за найбільш багаточисельними національностями, безпритульні, депортовані, біженці тощо).
З тим, щоб рухатися назустріч побажанням користувачів даних, Календарним планом поширення даних перепису населення було передбачено випуск електронних версій тематичних переписних збірників. Серед підготовлених СD: “Кількість та територіальне розміщення населення України”, “Статево-віковий склад населення України”, “Національний склад населення України та його мовні ознаки”, “Рівень освіти населення України”. На них представлений не тільки табличний та аналітичний матеріал, що відповідає аналогічним друкованим виданням, але й електронні карти, які надають можливість представити результати перепису більш наочно. Це значно полегшує використання переписних даних користувачами, оскільки електронні карти візуально представляють географічний розподіл і закономірності, які притаманні переписним даним. Електронне поєднання карт, статистичних таблиць і графіків є дуже ефективним ілюстративним засобом подання даних і одночасно універсальним інструментом їх аналізу. Так, наприклад, інтерфейс електронного збірника “Кількість та територіальне розміщення населення України” представляє собою вікно, поділене на дві частини. Перша – дерево навігації, друга відображає текстове, табличне та картографічне зображення інформації. На вибір користувача передбачено два варіанти навігації по даних: від табличних до картографічних і навпаки. Передбачено також можливості включення і виключення окремих позначок на карті (автомобільні шляхи або залізниці, об’єкти гідрографії тощо), перегляду на карті адміністративних одиниць за переліком, пошуку населеного пункту за неповною назвою, виводу інформації з бази даних щодо виділеного на карті об'єкту і т. ін.
Характерною ознакою останнього десятиріччя стало також використання мережі Інтернет для забезпечення вільного доступу користувачів до необхідної їм інформації. В органах державної статистики теж створено канали оперативного доступу до матеріалів перепису через залучення Інтернет-технологій. З цією метою у Львівському обласному управління статистики виконано великий обсяг робіт з розробки WEB-сайту Всеукраїнського перепису населення. На сьогодні цей сайт вміщує інформацію щодо основних підсумків перепису, дані про адміністративно-територіальний поділ країни, кількість та розміщення населення, його демографічні та соціально-економічні характеристики. На ньому можна також знайти дані про адміністративно-територіальний поділ регіонів, інформацію з історії переписів населення, які проводилися на території України у радянські та до радянські часи, перелік нормативно-правових актів і опис організаційних заходів з підготовки і проведення перепису, відомості про офіційні видання Держкомстату України за даними, довідкову інформацію.
Формування сайту ще не завершене, ведуться роботи з його подальшого (в міру опрацювання і накопичування переписних матеріалів) завантаження та послідовної актуалізації даних за результатами поточного статистичного обліку демографічних подій. Є у планах також і розширення тематики сайту, зокрема, щодо розміщення на ньому узагальнюючого, так званого адміністративного звіту, який має зафіксувати весь процес підготовки і проведення перепису, оброблення й поширення його результатів. Цей документ був би дуже цінним як для користувачів матеріалів перепису, так і для органів, які займаються його підготовкою і проведенням. Зважаючи на довгий інтервал часу між переписами та імовірність зміни персоналу, адміністративний звіт є одним із найважливіших документів, які необхідно було б брати до уваги при плануванні майбутніх переписів населення.
Надзвичайно цікавими для користувачів, які завітають до сайту Всеукраїнського перепису населення, стануть метадані перепису – інформація з питань методології, класифікацій, які використовувались під час оброблення даних, а також особливостей отриманої інформації. Використання метаданих надасть можливість користувачам більш ціленаправлено і свідомо користуватися переписними даними. Дуже важливо, щоб користувачі мали змогу ознайомитися з тим, які труднощі виникали під час проведення перепису населення. Це допоможе їм оцінити якість даних. На цей час вже підготовлена перша частина метаданих перепису населення, яка стосується оцінок виконання підготовчих заходів і безпосереднього проведення опитування. Означену інформацію було узагальнено на підставі звітів, надісланих територіальними органами статистики, в яких містилися конкретні зауваження методологічного та організаційного характеру, пропозиції з удосконалення переписної документації, методів проведення опитування, здійснення контрольних заходів тощо. У найближчому майбутньому ця інформація з'явиться на сайті Всеукраїнського перепису населення. До цього слід додати, що у друкованому вигляді значна частина метаданих перепису була опублікована ще за часів його підготовки у спільному виданні Держкомстату України “Всеукраїнський перепис населення 2001 року” (1999р.), а після проведення пробного перепису – у навчальному посібнику “Всеукраїнський перепис населення: методологія та організація”, виданому у 2001 році Українською Академією управління при Президентові України та Держкомстатом України.
У подальших планах вдосконалення WEB-сайту Всеукраїнського перепису населення передбачається також розроблення його англомовної та російськомовної версій. На думку розробників, це суттєвого розширить коло користувачів даних першого національного перепису населення за межами нашої країни, змінить імідж України як відкритої демократичної держави і сприятиме підвищенню її міжнародного авторитету у світовій спільноті.