На цьому інколи заповнення переписної документації не закінчувалося. Йдеться про ті випадки, коли обліковець здійснював так звані контрольні заходи.
Усім особам, яких було переписано у приміщенні як тимчасово проживаючих, а також тим особам з числа постійно проживаючих у даному приміщенні, які упродовж встановленого періоду перепису населення та контрольного обходу, тобто з 5 до 20 грудня 2001 включно, мали намір хоча б на один день виїхати за межі місця постійного проживання в інше міське поселення або адміністративний район у сільській місцевості, обліковець видавав спеціальну довідку про проходження перепису населення (форма 5). Обліковець нумерував видані ним довідки про проходження перепису населення в межах лічильної дільниці і попереджав респондентів, що довідку необхідно зберігати.
Особи, які мали довідку про проходження перепису населення, не повинні були вдруге записуватися до форм 1 і 2С поза місцем свого постійного проживання, а за місцем постійного проживання запис щодо таких осіб до форм 1 і 2С здійснюється і за наявності довідки про проходження перепису населення, з обов'язковою відміткою про тимчасову відсутність.
Довідка про проходження перепису населення видавалася також особам, як постійно, так і тимчасово проживаючим у даному приміщенні, щодо яких під час опитування з’ясовувалося, що о 12 годині ночі з 4 на 5 грудня 2001 року вони перебували в іншому місці, де й мали бути переписані, або як тимчасово проживаючі, або як постійно проживаючі (без запису і мітки про тимчасову відсутність), і які при цьому не мали довідки про проходження перепису населення. На цих осіб складався ще й контрольний бланк (форма 4), який містив у собі запитання переписного листа щодо статі, віку, етнічного походження, мовних ознак, громадянства, сімейного стану, освітнього рівня та джерел засобів існування опитуваного. Крім того, у контрольному бланку вказувалося три адреси: на лицьовому боці зверху записувалася адреса місця, де складався даний контрольний бланк; у першому запитанні – адреса місця постійного проживання респондента; на звороті бланку – докладна адреса того місця, де дана особа повинна була бути переписана як постійно проживаюча (без запису і мітки про тимчасову відсутність) або як тимчасово проживаюча, тобто того місця, де респондент фактично перебував у ніч з 4 на 5 грудня. Надалі за адресою, указаною на звороті контрольного бланка, перевірялося, чи внесена дана особа до форм 1 і 2С у місці її перебування на критичний момент перепису населення. Нумерація контрольних бланків проводилася обліковцем у межах лічильної дільниці.
Нижче наведено умовні ситуації, за яких у ході перепису населення здійснювалося заповнення вищезгаданих контрольних переписних документів.
Приклад 1
Сидорчук В.Н. постійно проживає у м. Києві, але в ніч з 4 на 5 грудня 2001 перебував у м. Бровари, де 5 грудня зустрівся з обліковцем і був переписаний як тимчасово проживаючий, тобто у формах 1 і 2С, складених на Сидорчука В.Н., обліковець м. Бровари проставив мітку про тимчасове проживання. Крім того, обліковець повинен був видати Сидорчуку В.Н. довідку про проходження перепису населення.
Приклад 2
Сидорчук В.Н. 10 грудня повернувся до Києва з м. Бровари, де 5 грудня був переписаний як тимчасово проживаючий, і отримав довідку про проходження перепису населення. Удома Сидорчук В.Н. ще раз зустрівся з обліковцем. Оскільки Сидорчук В.Н. пред'явив видану йому довідку про проходження перепису населення у м. Бровари, то обліковець м. Києва (місце постійного проживання Сидорчука В.Н.) записав дані щодо Сидорчука В.Н. до форми 1 з відміткою про тимчасову відсутність (графи 3 і 4) і відповідно заповнив щодо нього форму 2С.
Якби в Сидорчука В.Н. не було довідки про проходження перепису населення у м. Бровари, то обліковець м. Києва повинен був би заповнити щодо нього ще й контрольний бланк, в якому підкреслити слова "а) внесений до списку і переписного листа з відміткою про тимчасову відсутність". На лицьовому боці контрольного бланка зверху і в першому питанні вказати адресу опитуваного в м. Києві, на звороті – адресу в м. Бровари, і одночасно видати йому довідку про проходження перепису населення.
Якщо особи, на яких складалися контрольні бланки, перебували у місці їх постійного проживання, то до форм 1 і 2С обов'язково заносилися відмітки про тимчасову відсутність опитуваних (абзац другий Прикладу 2). Якщо особи, на яких складалися контрольні бланки, перебували поза місцем свого постійного проживання, то у тому місці, де складався контрольний бланк, форми 1 і 2С на них зовсім не заповнювалися (Приклади 3 і 4).
Приклад 3
Таран П.В., який постійно проживає у м. Суми, 8 грудня виїхав до м. Харкова і 10 грудня зустрівся там з обліковцем. Таран П.В. повинен був бути переписаний як постійно проживаючий (без запису і мітки про тимчасову відсутність) у м. Суми.
Якщо Таран П.В. не мав довідки про проходження перепису населення у м. Суми, то обліковець м. Харкова повинен був скласти на нього контрольний бланк і видати довідку про проходження перепису населення. До форм 1 і 2С у м. Харкові дані щодо Тарана П.В. зовсім не вносилися, а в контрольному бланку підкреслювалися слова "б) не внесений до списку і переписного листа". На лицьовому боці контрольного бланка зверху вказувалася адреса у м. Харкові, у першому запитанні і на звороті – адреса в м. Суми.
Приклад 4
Васюк Н.В., який постійно проживає у м. Львові, уранці 2 грудня виїхав до м. Дрогобича, де провів ніч з 4 на 5 грудня, а 10 грудня поїхав до м. Борислава і там зустрівся з обліковцем. Васюк Н.В. повинен був бути переписаний у м. Дрогобичі – як тимчасово проживаючий, а в м. Львові – як тимчасово відсутній.
Якщо Васюк Н.В. не мав довідки про проходження перепису населення у м. Дрогобичі, то обліковець м. Борислава повинен був скласти на нього контрольний бланк і видати довідку про проходження перепису населення. При цьому до форм 1 і 2С у м. Бориславі дані щодо Васюка Н.В. зовсім не вносилися, а в контрольному бланку підкреслювалися слова "б) не внесений до списку і переписного листа". На лицьовому боці контрольного бланка зверху вказувалася адреса у м. Бориславі, у першому запитанні – адреса у м. Львові, на звороті – адреса у м. Дрогобичі.
По кожному приміщенню, після заповнення переписної документації на всіх жителів, обліковці здійснювали підрахунки і записували підсумки в зведену відомість по лічильній дільниці. Після закінчення перепису кожен обліковець підраховував підсумки в зведеній відомості по лічильній дільниці в цілому. Під час перепису населення інструктори-контролери щодня перевіряли заповнену обліковцями переписну документацію. По закінченні перепису вони приймали від обліковців переписні матеріали, і, на основі вивірених даних зведених відомостей по лічильних дільницях, складали зведену відомість по інструкторській дільниці.
Приймання матеріалів від обліковців розпочиналося через день після закінчення перепису населення.
В цей же період, з 16 до 20 грудня 2001 року включно, інструктори-контролери разом з обліковцями проводили вибіркові контрольні обходи, у ході яких з’ясовувалося, чи не було пропусків і подвійних записів під час перепису населення, чи правильно було зроблено записи і мітки про тимчасову відсутність і про тимчасове проживання. У міських поселеннях вибіркові контрольні обходи проводилися в усіх лічильних дільницях з охопленням у кожній з них 25% житлових приміщень; у сільській місцевості – у 25% лічильних дільниць з охопленням у кожній з них 100% житлових приміщень. В міських поселеннях та сільській місцевості в установах з рухомим складом населення (готелі, лікарні, пологові будинки, санаторії) проводилася суцільна (100%) перевірка повноти перепису за відповідними документами цих установ. Перевірки здійснювалися як в тих установах, де створювались самостійні лічильні дільниці, так і в тих, де перепис населення проводив основний обліковець, до складу лічильної дільниці якого ця установа була включена. Суцільна перевірка проводилася також в лічильних дільницях, утворених в інституційних установах (будинки дитини, дитячі будинки, школи-інтернати для дітей-сиріт, що залишились без батьківського піклування, будинки-інтернати для осіб похилого віку та інвалідів).
Відбір приміщень для контрольного обходу проводився завідувачами переписних відділів, їх помічниками разом з інструкторами-контролерами не пізніше 15 грудня 2001 року. На розсуд керівного складу тимчасового переписного персоналу, для посилення контролю, обхід окремих лічильних дільниць міг проводитися за участю обліковців інших дільниць.
У міських поселеннях відбір житлових приміщень проводився в межах інструкторської дільниці на основі записів в таблиці 2 записних книжок обліковців. Якщо до складу основної лічильної дільниці були включені приміщення установ з рухомим складом населення (палати в лікарнях, номери готелів і т.ін.), приміщення інституційних установ (палати, кімнати в дитячих будинках, будинках-інтернатах тощо), перед початком відбору інструктор-контролер в таблиці 2 записної книжки обліковця позначав ці приміщення знаком "-" (мінус). Таким же чином позначалися й житлові приміщення, в яких під час перепису ніхто не проживав (тобто приміщення, по яких не було вказано число проживаючих). Далі з числа не позначених мінусом приміщень інструктор-контролер виділяв кожне четверте житлове приміщення (наприклад, якщо відбір розпочати з першого приміщення: 1-е, 5-е, 9-е і т.д.; або 2-е, 6-е, 10-е і т.д., якщо відбір розпочати з другого приміщення).
Відбір проводився в межах інструкторської дільниці без додержання порядку номерів лічильних дільниць. Тобто його можна було розпочинати з лічильної дільниці №2 (або №3, або №4 і т.д.). Для забезпечення безперервності відбору в межах інструкторської дільниці інструктор-контролер дотримувався такого правила: якщо після проведення відбору в таблиці 2 записної книжки обліковця залишилось 3 житлових приміщення, то в наступній лічильній дільниці відбір мав починатися з першого житлового приміщення; якщо після проведення відбору в таблиці 2 першої лічильної дільниці залишилось 2 приміщення, то в наступній лічильній дільниці відбір слід було починати з другого житлового приміщення і т.д.
Для перевірки правильності відбору житлових приміщень в межах інструкторської дільниці складалася така таблиця:
Номер лічильної дільниці |
Кількість житлових приміщень по лічильній дільниці |
у тому числі | ||
позначено знаком "–" (мінус) |
відібрано для контрольного обходу |
% відібраних приміщень гр.4/(гр.2-гр.3) |
||
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
Після запису даних по всіх лічильних дільницях підраховувався підсумок по інструкторській дільниці в цілому. Відбір вважався проведеним правильно, якщо відсоток відібраних приміщень по інструкторській дільниці, що був вказаний в графі 5 таблиці, мав рівень не нижчий за 24,6% і одночасно не перевищував 25,4%. Якщо відсоток відібраних приміщень виходив за вказані межі, інструктору-контролеру треба було впевнитись у правильності відбору і перевірити точність проведеного арифметичного підрахунку.
Для вибіркового контрольного обходу в сільській місцевості передусім відбиралися ті основні лічильні дільниці, у обліковців яких було виявлено найбільшу кількість помилок під час перевірок заповнення переписної документації у ході перепису населення. За цим принципом відбиралося 25% основних лічильних дільниць кожного переписного відділу. Якщо відібрані за вказаним правилом лічильні дільниці не складали чверті загального їх числа, то додатково відбиралися будь-які інші основні лічильні дільниці, таким чином, щоб їх кількість склала в межах переписного відділу 25%. Такий відбір лічильних дільниць здійснювався завідувачем переписним відділом або його помічником разом з інструкторами-контролерами. У всіх відібраних лічильних дільницях суцільною перевіркою охоплювалося 100% житлових приміщень.
У приміщеннях, де проводився контрольний обхід, перевірялося проходження перепису населення всіма членами домогосподарства, включаючи осіб, які приїхали після 4 грудня. Щодо всіх без винятку осіб, які перебували на момент контрольного обходу у приміщенні, необхідно було з'ясувати, де опитувані були в ніч з 4 на 5 грудня 2001 року. За результатами перевірки особи, які підлягали перепису населення в даному приміщенні, але були пропущені обліковцем, вносилися до списку проживаючих у приміщенні, і на них складалися переписні листи. На осіб, які підлягали перепису населення в іншому місці, і при цьому не мали довідки про його проходження, під час контрольного обходу складався контрольний бланк, і їм видавалася довідка.